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リモートワークの“コミュニケーションギャップ“をプラスに変えるデジタルツール活用

こんにちは。今年4月からローンディールにプロジェクトマネージャーとして参加した川井です。
入社早々リモートワークでの業務となった私は、今までローンディールが行ってきた各種コンテンツや業務プロセスのデジタルシフトを推進しています。前職ではオープンイノベーションを通じ、クリエイティブサービスを提供するロフトワークという企業で、新規事業であるデジタルものづくりカフェ「FabCafe」のCOOをしていました。
その際、プロジェクトマネジメントやコミュニケーションでいろいろなデジタルツールを使っていたので、その経験を活かしてツールの導入検討を行っています。リモートワークにおける生産性向上という課題は、一過性のものではなく、今後の組織運営の土台となっていくはずです。その参考になればと思い、弊社の試行錯誤してきたプロセスをご紹介させていただきます。

そもそも私はリモートワーク化にあたり、ある組織の事例で課題感を得ていました。その組織では物理的なオフィスを無くし、すべてのメンバーをリモートワーク化するという大胆な改革を行いました。その組織は経営者が海外にいたことで早くから会議はzoomによるオンライン化をしていたり、成熟した自立したメンバーが多いことなどからリモートワーク化してもビジネス上大きな支障はなさそうでした。

ただ、私が接した複数の人たちから共通の課題感として出たのは、雑談が減ったことのデメリットでした。オンライン会議はあくまで議題ありきのため、議題に関係しない情報の共有や、会議を企画するまでも無い情報の共有機会が無くなってしまったのです。オフィスにいるときは、ちょっと顔を合わせたタイミングで何気なくしている雑談の中にビジネス上もヒントになる情報が詰まっており、その雑談からアイデアが生まれることも多くあったそうです。また、業務を依頼するときのちょっとした気遣いを含めたコミュニケーションなどが出来ないので、相手の状況も掴みづらいという課題が生まれました。あと、どうしてもオフィスが無いことでチームとして集まる機会が減り、会社への帰属意識が薄れるというのも課題になるようです。

そのため、ローンディールがリモートワーク化する際に、この点に注意し、社内だけでなく社外コミュニケーションの仕組みやツールを検討しました。


* * *

ーリモートワークに必要なことはなにか?

基本的には労務管理ツール、コミュニケーションツールがあればリモート化は可能です。これに、G suiteなどのオンラインドキュメントツールやオンラインストレージがあり、プロジェクトマネジメントツールやCRMツールがあれば、多くの業務はこなすことが出来ます。多くのベンチャーではこれらは既に採用されているもので、ベンチャーがリモート化しやすい要因にもなっています。

一方で、ツールさえ整えば業務が機能するかというのは別の話で、本格的なリモートワークには、労務制度や評価制度を含めた検討が必要になるでしょう。今回はそこまで踏み込みませんが、チームを従来どおり機能させるための社内コミュニケーション、そしてワークショップやイベントにおいて、ツールを用いて試したことなどを共有します。

ーリモートワークにおけるマイナス面とプラス面

1.リモートワークのマイナス面 
既にリモートワークが1ヶ月以上継続している企業も多く、以下のようなマイナス面が指摘されています。

●スタッフ側の不安
・評価に対する不安:どう評価されるのか、結果だけでなく貢献度も評価されるのか?など、レスポンスに対する不安(既読スルーなど反応が無いことに対する不安)
・コンテキストの不足による理解度低下
   
マネジメント側の不安
・人材マネジメント:本当にみんなちゃんと働いているのか、生産性は落ちていないか?
・事業開発マネジメント:リモートで営業は出来るのか?売上はあげられるのか?

2.リモートワークのプラス面
一方でリモートワークによるプラス面も出ており、ベンチャーは柔軟に会社組織のあり方そのものを変えてきているところもあるようです。  

効率性・生産性向上
・柔軟な就業体制による社員の満足度向上
・コスト削減 交通費やオフィス家賃
・採用面優位性 居住地や勤務形態にとらわれない
・デジタルツールを使った新しいコミュニケーション方法が生まれている

ー現状のツールに足りないものはなにか?

リモートになる前から、ローンディールの社内コミュニケーションはSlackをメインで利用し、対外的なコミュニケーションはメールおよびMessengerを利用しています。
Slackなどのグループチャットは業務のスピードアップや共有化に有効ですが、これまでは既に知っている人同士でのやり取りを前提としており、オンライン・オフラインを組み合わせることでコンテキストを補えていたので、短文のチャットでもコミュニケーション上問題が無かったと言えます。

しかし、完全リモート状態になった現在では、オフラインのコミュニケーションが失われるため、利用にあたっての前提や方法が変わってきます。
実際、私自身のようにほとんど面識のないメンバーとのやり取りはSlackでも気を遣いますし、顔色がわからず不安を感じることもあります。また会話の全体像が掴みづらいのでキャッチアップが困難になります。そのため、リモートワークとはいえ、グループチャットのみのコミュニケーションに依存することは出来ません。

ー定例ミーティングで心理的不安を解消

では、心理的不安を解消するためにオンラインで出来ることは何でしょうか? それには同時性が重要だと言われています。相手の存在を感じられる環境をつくり、認知・承認される状態が必要ということです。普段はオフィスに行けばなんとなく認知されていましたが、オンラインでは意図的にその機会をつくる必要があります。

そこでローンディールでは、始業開始と終了時にCheck in / Check outと呼ばれる全体共有時間を設定しました。そこでは、メンバーの心理的安心を確保することを目的とし、雑談機会を意図的に設けることにしました。子供がいる家庭も多いため、参加も任意でみんなの顔を見ながらあれやこれや家庭の話や保育園や学校の状況、時事問題などを共有からはじめました。それでオンラインでのコミュニケーションに慣れた頃から、業務報告というレベルではなく今日やる仕事の予定を共有することにしました。
これは、管理目的というより、リモートで見えづらくなっている稼働状況を把握し、業務負荷の偏りを他のメンバーがサポートしようとする意図があります。

このCheck in/ outでは、zoomRemoという2つのツールを試してみました。

1)zoom(ミーティング機能)

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▲ 朝のCheck inの様子

●良い点
・通話品質が良い
・使い勝手が良い(特にChromeのアドオンを活用すればカレンダーで予定を入れるだけでzoomミーティングが設定出来る)
・バーチャル背景がつかえる(女性陣に好評。またこの機能を使ったネタ?だけで毎日かなり話題が盛り上がる) 

●悪い点:
・ちょっとした相談や雑談をするには手間
・作業しながらなど、ながらづかいがしづらい
・会話の中でグループ間移動や小グループ化などがしづらい
 (ホストにしかブレイクアウトルームの権限が無い)

2)Remo(バーチャルオフィス)

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▲ Remoのバーチャルオフィス 参照:https://remo.co/virtual-office-space/

● 良い点:
・バーチャル空間があるので、繋いでいないときもメンバーの存在感を感じられる
・箱庭的でちょっと楽しい
・任意でグループを移動して会話できる
・チャットが全体アナウンスと部屋別、個別に分かれている

● 悪い点:
・相手がいることはわかるが何をやっている状態かはわからない
・都度ビデオチャットが立ち上がるのはzoomと同じなのでちょっとした話しはしづらい
・部屋にロックがかけられない
・ウェブアプリだからか通話品質が不安定

Remoは見た目も楽しく結構好評だったんですが、通話品質が不安定だったことと、常に開いているとパソコンが重くなるなどのスペック的な問題があったことと、意外と定例以外の気軽なコミュニケーションがしづらいこともあり、結果的にCheck in/ outはzoomで開催することになりました。Chrome利用者ならGoogleカレンダーにzoomのアドオンを入れれば、予定を作るだけでzoom会議が設定出来たり、定例などの繰り返し開催も簡単に設定出来るのでとても便利です。

これまでローンディールは外出が多く、あまりオフィスに人がいない状況が多かったのですが、オンラインで定例を開催したことで結果的にオフライン時よりも日々の社内コミュニケーションが増え、メンバー間の交流やお互いの情報共有が活発になりました。

ー既存のイベントをオンラインに置き換える

次に実施したのが、ローンディールが定期的に実施しているオフラインイベントのオンライン化です。イベントには大きく3つあります。

・オープンセミナー          
・移籍者向けコミュニティイベント   
・移籍者向けワークショップ   
  

どれもリアルな場で開催するから意味あるだろうと思ってやっていたものでしたが、オンラインしか選択肢が無いという制約の中で思い切ってやってみると、意外とオンラインでいけるね、むしろオンラインでいいんじゃない? という状況も生まれました。

オープンセミナー

ローンディール単独のものや、ゲストを招いた対談がありますが、ツールとしては通話品質が安定していること、ウェビナー機能という登壇者と視聴者に分かれたイベントに近い形で開催出来る機能があることからzoomを利用しています。

● Zoom 

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▲ オンラインセミナーの様子 zoomのウェビナー機能を利用

・イベント目的に合わせてミーティングとウェビナーを使い分けることができる。
・リアルイベントに比べ、準備・運営負荷が減る。
・参加者がエントリーしやすい(拘束時間が短い、手軽に参加出来る(聞くだけでもOK))
・投票や手を挙げる、Q&Aなどの機能を使うことでインタラクティブなやり取りがリアルより起こしやすい。

※懸念点は大手企業での導入がNGなところが意外とあるところ。今は大手企業の方も家のパソコンから参加していただくことが可能ですが、出社出来るようになると参加率が減る可能性もあります。

オンライン化したことで、企画から実施まで早いものは告知含めて2週間程度とリードタイムが大幅に短くなりました。また、オンラインだとゲストが気軽に登壇してくれることもあり、これまで3か月に1回くらいの頻度で開催していたものが、5月はなんと毎週2回くらいの頻度で開催出来ています。また、距離的制限がないことや聞くだけ参加なども可能なことなどから集客も数倍に増えました。

移籍者向けコミュニティイベント

ローンディールでは移籍者、メンター、関係企業の方を横断的につなげる目的でクローズドのコミュニティイベントを月1回定期開催しています。普段は15名から20名程度がローンディールのオフィスに集まり、緩やかに飲みながら実施している緩やかなイベントですが、今回そのイベントもオンラインで開催しました。ここではzoomの利用も検討したのですが、コミュニティイベントということで参加者にとって自由度の高いRemoを使いました。

● Remo(カンファレンス) 

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▲ コミュニティイベントの様子 Remoのカンファレンス機能を使用

・イベント開始時はウェビナーとしてスタートし、その後懇親会にスムーズに移ることが出来る。
・バーチャルな空間にテーブルが複数あり、参加者が自分の意志で好きなテーブルを選んで会話に参加できるのがメリット。
・1テーブル6人までと制限があることで、参加者全員とコミュニケーションしやすい。
・運営側は全体アナウンスやタイマーを使って席替えを促すことが出来るので、リアルより意図的に交流頻度を増やしやすい。
・スポンサーブースなども設置出来るので、バーチャル商談会なども開催可能。

開催中通話が不安定で少し聞きづらい状態などはありましたが、普段東京におらず参加出来なかった移籍者が遠方から参加してくれたり、オンラインということでちょっと覗きに来る感覚で参加出来ることもあり参加者からは好評でした。席替えのおかげで気軽に参加者全員と話せたのもオンラインならではですね。

移籍者向けワークショップ

ローンディールではレンタル移籍がスタートする前と、レンタル移籍終了後に移籍者が複数名集まってワークショップを実施しています。これまでは丸1日使って実施していたもので、ホワイトボードと付箋をフル活用するものですが、今回ホワイトボードアプリとzoomを組み合わせオンラインで実施しました。

テストしたのはMuralMiroという2種類のツールです。どちらもホワイトボードアプリとして有名で出来ることはほぼ変わりませんが、使い方と契約形態に若干違いがあります。

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▲ miroを使ったワークショップの様子

ワークショップでは、もともとはMuralを使っていました。Muralもアウトラインやコメント機能、プレゼンテーション機能などMuralならではの良さもあったのですが、ワーク中にテキスト入力などで若干不安定さが時々ありmiroへ切り替えました。

個人的にはmiroの身体性の高さ(直感的に使いやすく、そこに人が感じられるインタラクティブ性)と、UI設計など細かい操作性、ペンタブとの相性などが好みです。ワークショップを担当するメンバーからも参加者がワークに集中できるように、できるだけそれ以外のストレスをなくす視点で、安定性や直感的な使いやすさを重視してmiroを選択したそうです。また、無料アカウントがMuralは期限が限られているのに対し、miroは3つのボードまで無制限で使えるというメリットがあります。

ちなみにmiroもMuralもウェブアプリとインストールアプリそれぞれでUIが異なるので、自分のプラットフォームに一番合うツールを選ぶと良いと思います。

ワークショップをオンラインで行うことで、準備の手間が減り、時間コントロールがしやすくなったことや、履歴がデジタル上にそのまま残せるため、イベント後作業も軽減されます。一方で、長時間にわたるワークショップは座りっぱなしになってしまうため、リアルより疲れることや、体や手を動かせずパソコンの前に環境が固定になってしまうことで思考しづらいというマイナス点も感じました。

ー”コミュニケーションの溝”を埋める

このように社内コミュニケーションの向上や、オンラインイベントのトライアルなどをしてきましたが、現在更に以下の2点に取り組んでいます。

1.同時性を高め、もっとシームレスで気軽なコミュニケーションを取る方法の検討
2.これまで暗黙知的に共有されてきた会社のカルチャーや基本的情報の取りまとめ

この2つは私自身がまだローンディールに入って1ヶ月満たない状況であることや、他にも入社数ヶ月というメンバーがおり、リモート化によって基本的な情報や個人としての認知が低いままスタートしている状態への課題感から実施しています。

リモートワークになると、会社のカルチャーや価値基準・メンバーの性格などのキャッチアップがとても難しくなります。オフィスにいれば、他の人同士の行動や会話の中からそういった情報をキャッチアップ出来ます。また、わからないことをちょっと聞くというのを繰り返すことで、双方の理解を深めることも出来ます。これがオンラインになると他の人の会話を聞くことが出来ないことや、まだ関係性が薄い人にちょっと聞くということがしづらいという状況が生まれてしまいます。

そこで、1についてはより同時性を高めながら、気軽なコミュニケーションを取れないかと思いいくつかツールを試しています。
テストしたのはこの5つのツールです。

Remo バーチャルオフィス
Sococo
Wurkr
Pragli
Tandem

このうちRemo / Sococo / Wurkrはバーチャルオフィスタイプのツールなのですが、残念ながら先のRemoのところで書いたとおり、同時性がある一方、ビデオミーティングという心理的障壁によって手軽さがいまいちな点とどれもシステム的に負荷が重いという点で候補から外しました。

そこで残った2つがこちら。

● Pragli

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Remoに近いコンセプトだが、見た目はSlack的なツールで、リアルタイムなコミュニケーションを重視したツール。自分好みのアバターを作ることが出来、ビデオミーティングよりもアバターを通じたボイスチャットやテキストチャットでのやり取りが主体。Slackと大きくコンセプトが違うのが、Slackが24時間365日つながっているツールに対し、PragliはCheck in / outがあり、業務時間のオンオフがあるところ。アバターで相手がいま働いている状況かを感じながら、声がけするところがオフィスでのリアルコミュニケーションに近い。開発チームも活発に情報発信やアプリのアップデートを行っており、通信品質もいい。また、外部の人も気軽に誘いやすい。
一方で画面の占有率が高いことや、Slackに似た部分もあるため、Slackを既に導入している企業が併用するのはちょっと難しいように思える。

● Tandem

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Discordのビジネス版的なツールで、ボイスチャットメインでリアルタイムコミュニケーションが出来る。Pragliとコンセプトは近いがUIがシンプル。チームメンバーがいまオンラインかどうか、どのツールを使っているかなどがわかるため、相手の状況がより具体的に分かる。ワンクリックで相手と繋がれる感じがインカムに近い感覚で手軽。また、いま自分が作業しているツールやWebのURLもワンクリックで共有出来るなど、作業を止めずシームレスに共有出来る感覚は、オフィスで一緒に作業をしている状態に近い。ただ、雑談を生むような状態を作るには作業中は共有ルームに入ろうなど、利用するルールぎめをしてメンバー間の意識づけが必要。
ビデオ通話、画面共有の品質はzoomに敵わないがサポートの対応も迅速で、開発も積極的ということで、現在はTandemを使用してのコミュニケーションを実験中です。

次に2のこれまで暗黙知的に共有されてきた会社のカルチャーや基本的情報の取りまとめについてご紹介します。

ローンディールでは各種ドキュメントはG suite上でDocsやスプレッドシートで作成し共有されています。よくあるのは、これをGoogle driveフォルダにひとまとめにしたり、スプレッドシートでまとめを作る方法や、Wikiのようなイントラにまとめる方法です。ただ、どの方法も閲覧性や更新性がいまいちで社歴の短い社員には分かりづらい方法になりがちです。

その点を解決するため、今回、trelloというタスク管理ツールを使い、カンバン形式で情報を取りまとめました。

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▲ タスク管理ツール「trello」

縦軸のリストごとにカテゴリーを決め、横軸は時系列で必要な情報を並べています。ここにメンバーの自己紹介とカルチャーに関する情報を入れたことで、メンバーそれぞれの背景が見えるようになったり、カルチャーを遷移を追って見られるなど、以前よりも深い情報を得ることが出来るようになりました。また、trelloなら簡単にドラッグ&ドロップでカードを移動出来るので更新も簡単です。

ーとはいえ、ツールですべてを補えるわけではない

このようにローンディールのような少人数組織でも、様々なツールを駆使しながらリモートワークの状況をポジティブに捉えチャレンジしています。ただ、いくら便利であってもあくまでツールなので、導入するだけではコミュニケーションの課題が解決されるわけではありません。
利用の意図を明確にしながら、シンプルな運用ルールを設けて利用することや、各々メンバーが工夫できる余地を残すことで、オンラインならではのより良いコミュニケーションが実現出来るようになると思います。
私も入社歓迎会をzoomで開催していただきましたが、リアルな場よりも1対多数のコミュニケーションがしやすいことや、カジュアルに話せること、背景にそれぞれの家庭環境も見えて相手への理解が深まるなどオンラインならでは良さを感じることが出来ました。
また、最近は社内部活でe-sportsをやっている会社も増えているそうですが、メンバー同士でオンラインゲームを一緒にやるなんていうのもオススメだそうですよ。

今後はプロジェクトマネジメントやピープルマネジメントのツールなどもテスト予定ですが、デジタルツール導入がコロナ影響下のリモートワーク対応というだけではなく、事業としての価値を高める施策となるようデジタルとリアルの融合を進めていきます。
ポストコロナに向け、ローンディールは組織としてもバージョンアップしていきます!
お楽しみに。

(文=ローンディール 川井敏昌)

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